Ta kontroll over bedriftens informasjon – Hvordan implementere en MDM & CMS-strategi for hele organisasjonen

 De fleste vet hvor viktig det er å ha et godt organisert lager. Men mange selskaper glemmer at de også må organisere sine masterdata. I en tid da organisasjoner håndterer store datamengder, er det viktig at alle deler av organisasjonen har den samme oppdaterte informasjonen. Men hvordan løser vi det? I denne artikkelen forteller vi deg hvordan og hvorfor du skal strukturere dine data. Ved å implementere en MDM- og CMS-strategi for hele organisasjonen, kan du redusere risiko, skape et bedre arbeidsmiljø, ta kontroll over dine egne data og synkronisere arbeidet ditt enda bedre.

Organisering og administrasjon av masterdata blir stadig viktigere. Å ha en MDM- og CMS-strategi for virksomheten fører til smidigere kommunikasjon som genererer større inntekter i et konkurranseutsatt marked. Vi snakket med Johan Lindgren, systemarkitekt hos C.A.G Ateles, som forteller oss mer om hvordan en MDM-strategi og headless CMS kan hjelpe deg med å få orden og system også utenfor lageret.

Men først og fremst - hva er MDM?

MDM står for Master Data Management. Masterdata er data som deles på tvers av hele organisasjonen, og den samme informasjonen finnes ofte i forskjellige deler av organisasjonen. En MDM-strategi er nødvendig for å kunne håndtere masterdataene dine på en strukturert måte. Dette gjøres for eksempel ved å organisere data og utvikle felles begrep.

Å administrere masterdata effektivt bidrar til:

•       Effektivisering

•       Tydelig kommunikasjon

•       Raskere «time to market»

•       Reduserte siloer i organisasjonen

•       Sikre f.eks. «brand identity»

Mange tar for store risker

De fleste organisasjoner jobber allerede med en eller annen form for masterdatabehandling. Men verktøyene og prosessene er ofte mangelfulle, og Excel har fått en altfor stor rolle i mange selskaper. Dessverre er det vanlig at man tar betydelig større risiko på dette området sammenlignet med andre områder. Det er ikke uvanlig at store filer sendes frem og tilbake, og at noen ved et uhell sletter noen rader og dermed kan en stor andel av sortimentet plutselig forsvinne. Eller at prislister i en Excel-fil blir sendt fra person til person, og at noen ved et uhell oppgir feil pris for en global kampanje.

Headless CMS-oppsett for bedre arbeidsmiljø

En headless CMS er en backend-CMS som hovedsakelig fungerer som et innholdsdepot. Et headless CMS gjør innhold tilgjengelig via et API, for visning på hvilken som helst enhet, men er uten et innebygd front-end eller presentasjonslag.

Når et tradisjonelt CMS brukes til å skrive en artikler på for eksempel en webside, forblir teksten i det systemet du har presentert i. Hvis du vil ha artikkelen i en trykt manual eller sende den til forhandleren, er denne informasjonen ikke tilgjengelig.

Et moderne CMS- og MDM-system muliggjør sentral informasjonsadministrasjon. Informasjon kan deretter tilgjengeliggjøres for systemene som skal presentere den. Dette forenkler når du vil gjenbruke innholdet i flere kanaler og administratoren får alt samlet på ett sted. I tillegg så blir arbeidsmiljøet bedre når du ikke trenger å lære mange forskjellige systemer.

DXP-strategi eliminerer kompleksitet

DXP, eller Digital Experience Platform, er et enhetlig system for administrering av innhold, CMS, bildebank og presentasjon av e-handelslogikk i en og samme suite. Tidligere investerte mange selskaper i en best-of-breed-strategi der de valgte uavhengige plattformer for CMS, DAM og e-handel. Dette førte ofte til problemer når systemene skulle snakke med hverandre.

Ved å samle flere av funksjonene i en plattform blir det lettere å introdusere en ny funksjon ettersom du har et oversiktlig systemlandskap. I tillegg reduseres alt fra integrasjonstider og opplæringsbehov til kostnader og «time to market».

Hybrid Commerce - hva er det?

I dag er det vanlig at bedrifter møter forskjellige kundegrupper i forskjellige systemer. Ved å samle prosesser i samme plattform, møtes B2B og B2C i samme tekniske infrastruktur, såkalt Hybrid Commerce, noe som betyr at du oppfyller nye krav raskere. Det blir for eksempel lettere å koordinere leverandørbehov, og ved implementering av et nytt betalingssystem vil begge gruppene bli eksponert samtidig.

Viktig å tenke på når du setter opp hybridhandel for B2B og B2C:

•       Velg en leverandør med erfaring innen ditt kundesegment

•       Leverandøren må også forstå at hybridhandel stiller krav til håndtering av forretningslogikk mot ulike kundegrupper

•       Start etterforskningsfasen og definer en «roadmap»

•       Kartlegg og prioriter funksjoner som er viktige i ditt kundeforhold

·       Anvend agil utviklingsmetode, basert på hva som gir raskest effekt i - og som er mest nyttig for din organisasjon.

Du kan lese mer i innlegget vårt om Gode råd til deg som ønsker å utvikle din digitale e-handel

Slik får du organisasjonen til å se verdien av en MDM- og CMS-strategi

I en organisasjon er mange prosesser vel innarbeidet, og det kan være vanskelig å se at det er mulig å jobbe på nye og bedre måter. Det er derfor viktig å vise den konkrete verdien med en ny MDM- og CMS-strategi - og synliggjøre hva forskjellen vil være i forhold til hvordan du jobber i dag. Nedenfor er noen punkter som det er bra å huske på når du skal selger inn strategien i din organisasjon:

•       Tidsbruk - Fokuser på hvor mye tid som går med på arbeidet i dag, og vis verdien av å eliminere sterk personlig avhengighet.

•       Tapte muligheter - Beskriv hvilke muligheter som går tapt i organisasjonen på grunn av dårlige data.

•       Nye muligheter - Vis hvordan du kan nå nye muligheter, f.eks. vinne kontrakter ved å kunne tilby kunden strukturert og riktig oppdatert produktinformasjon.

Så, hvordan skal vi digitalisere organisasjonen?

Når organisasjonen skal digitaliseres, starter du med kartlegging. Gjennomgå hvilke data og hvilket innhold du håndterer og hvordan du gjør det. I den forbindelse er det noen viktige spørsmål man må stille seg:

•       Hvilke systemer, prosesser og individer er involvert?

•       Hvilke effektiviseringsgevinster er mulige og kan data være tilgjengelig fra leverandører?

•       Hvilket innhold er viktig å være unik på, som for eksempel til søkeordoptimalisering?

Velg om data skal håndteres sentralt eller på flere steder - det viktigste er at de samme dataene bare håndteres ett sted. Velg riktig systemstøtte og eliminer unødvendige systemer. Bruk tid på å trene personalet opp i de nye verktøyene. Ta deg også tid til migrering og sørg for at de gamle dataene blir lagt inn i det nye systemet. Det er også viktig å prioritere kvalitetssikring både innledningsvis, under prosessen og når prosjektet er avsluttet.

Når strategiene skal settes opp, skapes det muligheter for interne forbedringer. Gjennomgå interne behov og ønsker og ta frem en strategi sammen med en erfaren partner. Etter en første intern utredning kan du med fordel ta hjelp av en leverandør av et foretrukket system - men sørg for å holde utredning og implementering separat. Da kan du selv holde valg av teknisk implementering åpent.

Ta eierskap til dine egne data.

Det er verdifullt å eie sine egne data og ha kontroll over sine systemer, ellers kan man havne i en situasjon der får uforutsette økonomiske eller tekniske problemer med å utnytte din informasjon slik du vil. Når man f.eks. ønsker å ekspandere til nye markeder.

PaaS (Platform as a Service) er å foretrekke fremfor SaaS (Software as a Service). Med et slikt valg vil du kunne utnytte en plattform som kan tilpasses valgfritt, men uten at du trenger å bekymre deg om driften. Dette gjør det tryggere og gir deg en uavhengig styring når man ønsker å implementere mer omfattende strategier for flere land eller flere markeder.

Kort sagt

All denne informasjonen kan lett føles overveldende. Men kort sagt handler det om å få orden på dataene dine og gjøre det lettere for organisasjonen din å spre, oppdatere og eie egen informasjonen. Nedenfor oppsummerer vi noen av punktene fra artikkelen.

•       En god MDM-strategi lar deg administrere masterdataene dine på en strukturert måte, blant annet ved å lage felles begreper og organisere data. Dette bidrar til færre risker, tydeligere kommunikasjon og raskere «time to market».

•       Et headless CMS gjør det lettere å gjenbruke innhold i flere kanaler. I tillegg forenkler det arbeidssituasjonen at en slipper å forholde seg til mange forskjellige systemer.

•       En DXP-strategi gjør systemlandskapet ditt mer oversiktlig og gjør det lettere for systemene å kommunisere. Det reduserer både integrasjonstid og kostnader.

•       Såkalt Hybrid Commerce gjør at B2B og B2C kan møtes i samme tekniske infrastruktur. Det muliggjør koordinering av leverandørbehov og under implementering blir begge gruppene eksponert samtidig.

•       For å oppnå en vellykket strategi er det viktig å understreke fordelene for organisasjonen. I tillegg bør du jobbe med en erfaren partner. Til slutt er det viktig å bruke tid på innledende kartlegging, intern forberedelse, opplæring, migrasjon og kvalitetssikring.

Lær mer om smartere CMS i denne guiden

Vil du vite hvordan organisasjonen din kan dra nytte av en MDM- og CMS-strategi? Ta kontakt med oss ​​på Ateles så kan vi hjelpe deg!